De veranderende bestuurscultuur in Nederland

Ik kan mij nog herinneren dat een aantal jaren geleden, als je in een bestuur zat, het soms gebeurde dat iemand er achter kwam dat de bestuurders niet ingeschreven stonden bij de KvK en je daar de namen tegen kwam van bestuurders die al jaren niet meer actief waren. Dat vonden we dan vooral grappig en geen reden daar meteen actie op te ondernemen. De secretaris hield zich vooral bezig met het maken van de agenda en de notulen en de penningmeester met de financiën en verder lag de focus van het bestuur op het realiseren van de doelstellingen van deze organisaties. Eens in de zoveel tijd kwamen de statuten en het huishoudelijke reglement aan de orde en verbaasden we ons over de daarin vastgelegde zaken en besloten dat ooit eens aan te passen.

De belangrijkste activiteit na het benoemen van een nieuwe penningmeester was om toegang te krijgen tot de bankrekening en daarvoor was het indienen van één getekend formulier en het meesturen van een kopie van een identiteitsbewijs genoeg. Menig bestuurslid waar ik mee samenwerkte heeft nooit ergens als zodanig officieel geregistreerd gestaan behalve dan in de eigen interne documenten. Dit maakte de drempel om toe te treden tot een bestuur erg laag en zorgde ervoor dat de bestuurders zich vooral konden richten op het reilen en zeilen van de vereniging zelf en niet op allerlei externe formele verplichtingen.

Dat is de laatste jaren erg veranderd. Er komen steeds meer nieuwe wettelijke regels voor verenigingen en stichtingen zoals de Privacy wetgeving (VGA) en de Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR) die tot een formalisering van de bestuurscultuur hebben geleid en verenigingen en stichtingen steeds meer doen lijken op BV’s en NV’s. En dat brengt nogal wat administratieve rompslomp met zich meer waar alle besturen momenteel mee te maken krijgen.

Zo zit ik in het bestuur van een vereniging en hadden we onlangs een nieuwe voorzitter benoemd en was het mijn taak hem toegang te geven tot de bankrekeningen. Bij bedragen boven een bepaald bedrag hebben we statutair afgesproken dat zowel de voorzitter als de penningmeester de transacties boven een bepaald bedrag moeten autoriseren. Voor de goede orde: dit had het bestuur in het verleden zelf bedacht en niet de wetgever. De aanmelding bij de KvK ging vrij soepeltjes via een online aanvraag waarbij de autorisatie liep via DigiD en 1 eurocent via een bankrekening naar een andere bank moest worden overgemaakt, wel vreemd dat DigiD daar op zich zelf niet genoeg voor is. Daarna een wijzigingsformulier van de website van onze bank gedownload om de nieuwe voorzitter aan te melden en dit formulier laten tekenen door alle betrokken bestuurders en opgestuurd naar de bank. De voorzitter werd daarop verzocht zich te legitimeren en dat leek mij een goede zaak.

Maar dat was nog niet genoeg, de bank vroeg daarna alle andere bestuurders die bij de KvK staan ingeschreven zich te identificeren en een kopie van een identiteitsbewijs digitaal op te sturen. Omdat niet iedereen meteen beschikbaar was duurde dat even. Daarna was er nog een volgende stap nodig om de voorzitter en mij te autorisatie voor het overboeken want daar was weer een ander formulier voor. Waneer ik, of een van de andere bestuurders de bank belde voor meer informatie stond je zeker een half uur in de wachtrij en eenmaal iemand aan de telefoon kreeg je te horen dat ze een achterstand van wel 14 dagen hadden in de verwerking van de gegevens dus dat het allemaal nog even kon duren. We hebben het over een bank waar we geen rente ontvangen en per maand meer dan 200 euro administratiekosten betalen, al met al ben ik weken bezig geweest en al die tijd konden we niet bij ons geld.

Hier een beetje ingedoken maar deze bank loopt vooruit op de nieuwe Wet Bestuur en Toezicht Rechtspersonen (WBTR), die vanaf juli dit jaar van kracht wordt. Deze wet bevat een groot aantal elementen die het besturen van verenigingen en stichtingen een stuk lastiger gaan maken en legt rechtspersonen een behoorlijk aantal nieuwe verplichtingen op en koppelt er sancties aan als deze niet worden nagekomen, Daarom is het belangrijk dat verenigingen en stichtingen hun zaken goed op orde hebben omdat ze anders bijv. te maken kunnen krijgen met hoofdelijke aansprakelijkheid indien zij nalatig zijn geweest en de vereniging of stichting hebben benadeeld.

De reden waarom de overheid met deze wet nieuwe regels oplegt is dat zij wanbestuur, onverantwoordelijk financieel beheer, zelfverrijking, misbruik van posities en andere ongewenste activiteiten die verenigingen en stichtingen kunnen schaden wil voorkomen. Tot nu toe lag die taak bij de besturen van deze verenigingen en stichtingen zelf maar nu wordt dat dus een eis van de overheid die hiertoe allerlei nieuwe verplichtingen oplegt waaraan verenigingen en stichtingen moeten gaan voldoen. Mooie tijden voor de adviesbureau’s die de komende jaren hun diensten op dit vlak kunnen gaan aanbieden en de notarissen die aan de slag kunnen om al die statuten aan te passen.

De WBTR stelt dus eisen aan het handelen van bestuurders en toezichthouders en legt hen een behoorlijk aantal nieuwe verplichtingen op. En als aan die verplichtingen niet wordt voldaan kunnen bestuursleden en toezichthouders in sommige gevallen persoonlijk aansprakelijk worden gesteld zoals bijvoorbeeld in het geval van een faillissement. Het afsluiten van een bestuurdersaansprakelijkheidsverzekering is dan ook een must voor bestuurders en daar worden de banken dan weer beter van.

Een ander belangrijk punt is het voorkomen van tegenstrijdige belangen: als een bestuurslid of toezichthouder een persoonlijk belang heeft dat strijdig kan zijn met het belang van de vereniging of stichting, mag hij of zij niet deelnemen aan de besluitvorming. Binnen de vereniging of stichting moet statutair zijn vastgelegd hoe de besluitvorming in dergelijke gevallen plaatsvindt. Tevens moet statutair worden vastgelegd hoe moet worden omgegaan met situaties waarin er tijdelijk geen bestuurslid of toezichthouder is of een bestuurszetel vacant is en is er een bepaling dat een bestuurslid of toezichthouder niet meer stemmen mag uitbrengen dan de anderen samen en een bestuurslid niet meer in de gelegenheid is alle anderen te ‘overrulen’. Dat laatste is op zich een goede zaak lijkt mij maar ook iets dat binnen besturen normaal gesproken vanzelfsprekend zou moeten zijn.

Ook ten aanzien van organisatie met een ANBI keurmerk worden momenteel de regels strakker getrokken en zijn er onlangs nieuwe verplichtingen geïntroduceerd die soms met de WBTR te maken hebben, maar soms ook niet, zoals de anti-oppot regel en de nieuwe verplichte uitgebreidere financiële rapportageverplichtingen volgens een vast format van de belastingdienst, het jaarverslag volstaat dus niet meer.

Al met al allemaal verplichtingen en verantwoordelijkheden geboren uit het wantrouwen van de overheid in de bestuurders die zich meestal onbezoldigd en belangeloos inzetten voor de vele verenigingen en stichtingen die Nederland rijk is en die zorgen voor de nodige maatschappelijke cohesie. Al deze regelgeving maakt het leven van een bestuurder niet makkelijker maken en werpt drempels op voor potentiële nieuwe bestuurders als bestuurder actief te gaan worden. Wat begint met een VOG voor nieuwe toetredende bestuurders leidt voor je het weet tot een noodzakelijk certificering waardoor de toegankelijkheid tot een bestuur niet voor iedereen weggelegd is.

Juist in de non profit sector, waarop verenigingen en stichtingen zich voornamelijk richten, zou de overheid terughoudend moeten zijn als het gaat om het opleggen van allerlei nieuwe verplichtingen waardoor de bestuurscultuur in Nederland formeler wordt en de focus van bestuurders vooral komt te liggen op het blijven opereren binnen de wettelijke kaders en waardoor bestuurders de doelstellingen van hun organisatie uit het oog dreigen te verliezen. Met al deze toenemende verplichtingen komt onze bestuurscultuur, waar velen zich belangeloos inzetten voor allerlei verenigingen en stichtingen, onder druk te staan en zal het lastiger worden betrokken bestuurders aan te trekken.

Een ander nadeel van deze aanscherping van de regels is dat dit ook een omgekeerd effect kan hebben: organisatie kunnen ook besluiten geen formele structuur te hebben om daarmee de restricties en de kosten gepaard gaand met een formele status te omzeilen. Verenigingen en stichtingen hebben immers een heel ander karakter dan een BV of NV en daarom is voor deze organisaties een heel ander besturingsmodel noodzakelijk.